mandag 3. november 2008

Zoho Projects

Som en del av faget Læringssystemer, pedagogikk, tekn. og innholdsprod ved HiST skal vi studentene i fellesskap bygge opp en ressursbank over Web2.0 tjenester i vårt interne diskusjonsforum. Jeg velger å legge innleggene mine ut her i tillegg, dette er det første:
Zoho.com har en del av de samme tjenestene som Google, bl.a. kan man lage tekstdokumenter, regneark, presentasjoner, kalender o.s.v.  Tjenestene er i utgangspunktet gratis, men det er mulig å betale for mer avanserte eller utvidede versjoner av noen av tjenestene. Den tjenesten jeg skal skrive om her er Zoho Projects.
Zoho Projects
Zoho.com

Det finnes mange prosjektstyringsprogrammer, både på nett og på maskinnivå. Fordelen med å bruke en tjeneste som ligger på nett er at alle prosjektdeltakerne kan har tilgang når og hvor som helst. Det er heller ikke til å komme utenom at det kan være dyrt å kjøpe for eksempel MS Office Projects. Zoho Projects er delvis gratis, d.v.s. at hver bruker kan opprette et prosjekt gratis og invitere andre deltakere til prosjektet. Dersom man vil opprette flere prosjekter koster det penger - med mindre du oppretter en ny bruker ;) Betalversjonene gir også tilgang til noe mer funksjonalitet.

Det er noen funksjoner jeg krever av et prosjektstyringsprogram:
  • Det må være mulig å legge til flere brukere.
  • Det må være mulig å legge til møter og møtedeltakere.
  • Det må være mulig å legge til oppgaver og tidsfrister for disse.
  • Det må være mulig å dele dokumenter.
  • Det må være mulig å få en oversikt over hvem som er ansvarlig for hvilke oppgaver.
  • Det bør være mulig å legge inn milepæler, og tilordne oppgaver til disse.
  • Det bør være mulig å sende beskjeder om oppgaver, møter og lignende til aktuelle deltakere.

Andre ting som er "kjekt å ha" er:
  • Mulighet til å registrere timeforbruk.
  • Mulighet til å legge inn beskjeder prosjektdeltakerne i mellom.
  • Mulighet til å ta ut rapporter.

Zoho Projects tilbyr alt dette i et lettfattelig og oversiktlig brukergrensesnitt. Når man logger seg inn på siden får man opp "dashboard" som med en rask kikk gir oversikt over hva som er planlagt av møter og lignende i kommende uke, nylig opplastede dokumenter, siste innlegg og kommentarer i diskusjonsforumet og en liste over de siste aktivitetene i prosjektet.

Zoho Projects
Nye oppgaver, oppgavelister, milepæler, møter, deltakere eller foruminnlegg m.m. legges raskt inn ved et enkelt klikk på lenken "Quick Create" øverst til høyre i bildet. Det er også mulig for eksempel å krysse av for at møtedeltakere skal motta en e-post som varsler om møtet umiddelbart og som en påminnelse før møtet. Alternativt kan du bruke menyen på toppen av sida til å komme inn på oversikter over de ulike funksjonene. Her er et eksempel på min "My home":
Zoho Projects

Ulike fargekoder angir om fristen er utgått, nært forestående eller lenger frem i tid. Jeg kan også registrere om en aktivitet delvis er utført (%). Det er i øyeblikket ikke lagt inn noen milepæler eller møter.

Pedagogisk bruk av prosjektstyringsprogrammer
Med KL06 kom et nytt fag inn i videregående opplæring: Prosjekt til fordypning. Faget skal gi eleven mulighet til å fordype seg i interesseområder på et høyere nivå enn i de andre timene, for eksempel kan Vg1 elever velge fagmål fra Vg2 eller Vg3 læreplanen. Eleven skal jobbe etter en prosjektmetode. Det er en stor utfordring for mange elever å selv skulle planlegge og disponere egen tid. Selv har jeg vært med på å utvikle word-maler som elevene kunne skulle bruke til prosjektplanlegging. Dette har fungert heller dårlig; elevene fyller ut skjemaene, leverer en kopi til lærer og så ligger word-dokumentet der ubrukt resten av perioden.

Jeg tror mange elever vil finne det mer motiverende å bruke et prosjektstyringsprogram som for eksempel Zoho Projects. Mens et word-dokument fort blir et statisk dokument på en enkelt datamaskin vil en sånn nettside være levende, og dermed forhåpentligvis mer motiverende å bruke. Jeg tror også mange elever vil se nytten av å kunne skrive timelister - en av de største kildene til krangel innad i gruppene er at noen elever opplever at andre elever gjør mindre enn dem selv, og at det dermed er urettferdig at de skal få like mye av æren (og like gode karakterer). Ved å skrive timelister kan dette dokumenteres og dermed tas opp på en ryddig måte.

På Medier og kommunikasjon som jeg har erfaring fra jobber elevene mye i prosjekter også i andre fag, jeg regner med at det også gjelder andre fagområder. Jeg tror derfor Zoho Projects vil være et godt verktøy i mange fag.

Det finnes som nevnt mange andre prosjektstyringsprogrammer på nett. Jeg har ikke selv testet ut så mange av disse, men kan vise til artikkelen Top 10 Best Free Online Projects Management Application Services som gir Zoho Projects på andreplass.

Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar